编者按：政府采购项目一般不要求投标人提供样品。但对于仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况，可以要求投标人在投标时提供样品。文章结合相关政府采购项目的实务操作，对采购人、采购代理机构要求投标人提供样品的有关问题进行了分析说明。
一、政府采购法律法规政策对投标人提供样品的规定
2002年6月颁布的《政府采购法》对投标人提供样品未做任何规定。一直以来，政府采购项目是否由投标人提供样品，均由采购人、采购代理机构根据采购项目的特点来确定。2015年1月颁布的《政府采购法实施条例》第四十四条和第六十八条对投标人提供样品的有关的事项进行了规定，即采购人、采购代理机构不得通过对样品进行检测改变评审结果，并明确了违反该规定的法律责任。2017年7月修订的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部第87号令）第二十二条对采购人、采购代理机构要求投标人提供样品的适用条件、样品评审和样品退回等行为做出了具体的规定，规范了政府采购项目要求投标人提供样品的行为。有的地方政府采购管理部门也出台了一些关于投标人提供样品的规范性文件，来规范本辖区内要求投标人提供样品的行为。
二、采购人、采购代理机构是否应该要求投标人提供样品
单个政府采购项目是否应该要求投标人提供样品，这要根据采购项目的特点来决定。财政部第87号令规定，“采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品，仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确定是否满足采购需求等特殊情况除外”。在实际采购中，如果书面方式能准确描述采购需求或者采购需求无须评审人员主观判断，那就不能要求投标人提供样品参与投标。在政府采购项目中一般不应要求通用产品、标准产品的采购提供样品，但可以要求投标人提供照片、检测报告等资料；一般不要求投标人提供大型成套产品的样品，但可以要求投标人提供主要材料、备件的样品，或者实物图样、模型小样等。对于服装、家具等采购项目的采购需求，如果不能以书面方式正确描述或者需要对样品进行主观判断，可以要求投标人提供样品进行投标。
三、招标文件中对投标人提供样品的条件设置
对于需要投标人提供样品的政府采购项目，在招标文件中设置提供样品的条件时应注意以下四个方面。
一是要求投标人提供的样品具有代表性。即要求投标人提供样品的采购数量或者采购价值在整个项目中的比重较大，通过样品评审对提高项目采购效益作用明显。
二是要设法降低投标人的投标成本。提供样品肯定会增加投标人的投标成本，在设置样品条件时，可以筛选重要产品或者重要备件提供样品，一般样品的成本不要高于项目成本的0.2%。可以允许提供样品的规格尺寸与招标文件要求供货的规格尺寸有一定的偏差（但明确生产供货时必须按招标文件规定的规格尺寸生产供货）。为了投标人方便运输，可以要求样品拆掉重量较大的通用部件等。
三是要求提供的样品不得具有影响公平竞争的唯一性、排他性指标。就是要求投标人提供的样品至少有三家供应商可以按规定要求生产提供。
四是要明确样品提交、退回的时间、地点和办法。在提交要求中应明确投标人提供的样品不能有企业的名称、商标等标识，如有，可以用黑纸粘贴遮封。
四、对投标人提供样品的接收与保管
投标人按招标文件要求的时间、地点提交样品时，采购人、采购代理机构要有专人组织接收，并对接收的样品进行登记，办理交接手续，交接过程应录音录像。采购人、采购代理机构在接收样品时，可以让投标人进行抽签，按抽签结果对样品进行编号，依此编号作为参与评审样品的代号。采购人、采购代理机构接收样品后应妥善保管，并承担保管责任。样品应按招标文件规定的时间提交，超过提交截止时间的，采购人、采购代理机构不予接收。样品提交截止时间前，提交的样品可以替换或者修改，但采购人、采购代理机构应做好记录。
五、对投标人提供样品的评审
要求投标人提供样品的，应当在招标文件中明确规定样品制作的标准和要求，是否随样品提交相关检测报告，以及对样品的评审方法和评审标准。对样品的评审因采购项目的不同而确定不同的评审内容。样品评审分值设置应按照样品在项目评审中的重要性来确定，对于评审起重要作用的，允许样品评审分值设置相对高一些，一般占评审总分的10%~30%。对于评审只起辅助作用的，样品评审分值一般不超过总分的10%。评标开始后，评标专家按编号对样品进行评审得分，最后汇入项目的评审总得分。样品评审是采购项目评审的重要组成部分，应在严格保密的情况下进行，相关人员应严格遵守评审纪律。
六，对投标人提供样品的封存、保管及退回
评标活动结束后，应对中标人的样品及时封存，作为履约验收的参考。在实际操作过程中，可由采购人、中标人和采购代理机构三方在场的情况下封存样品，然后交由采购人保管，作为后期履约验收的参考。对于未中标人的样品，应在招标文件中明确退回的时间、地点和方式。一般是在中标通知书发出后三个工作日内，由未中标人自行取回并签字确认。逾期未取回的样品，经未中标人同意后可以由采购人、采购代理机构自行处理。
作者：牛亚杰，陕西省岐山县政府采购中心
来源：《招标采购管理》